6 importantes beneficios de la planificación y gestión de proyectos

6 importantes beneficios de la planificación y gestión de proyectos

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6 importantes beneficios de la planificación y gestión de proyectos

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La gestión de proyectos es un proceso sistemático que se utiliza para organizar, gestionar y controlar una amplia gama de proyectos en una organización. Se trata de cómo gestionar eficazmente el flujo de los proyectos para completar cada uno de ellos dentro del plazo previsto.

Los beneficios de la gestión de proyectos están al servicio de todos los que participan directamente en él, como el gestor de proyectos que lo supervisa, el cliente que espera el producto terminado y el equipo que se esfuerza por mantenerlo en marcha hasta su finalización.

Tener una estructura entorno a la gestión de proyectos y saber cómo utilizar las técnicas para terminarlo a tiempo trae consigo innumerables beneficios, sin embargo, hay seis beneficios inmediatos de una buena gestión de proyectos:

  1. Liderazgo y dirección

La gestión de proyectos proporciona la visión, el control, el propósito y la orientación que permiten a un equipo realizar su mejor trabajo. Además, los gestores de proyectos integran a la perfección los recursos de varios departamentos, proveedores y otras partes implicadas.

Con un gestor de proyectos no hay confusión sobre a quién dirigirse. Los gestores de proyectos hacen cumplir los procesos y mantienen a todos los miembros del equipo en línea porque son responsables de si fracasa o tiene éxito. Las organizaciones que utilizan la gestión de proyectos para controlar los procesos y los calendarios pueden completar sus trabajos de forma más eficaz, a tiempo y dentro del presupuesto.

  1. Control de calidad

Los proyectos suelen estar sometidos a una enorme presión para que se completen de acuerdo con un plan establecido. Sin un gestor del mismo dedicado que cuente con el apoyo y la “aceptación” de la dirección ejecutiva, se subestiman las tareas, se ajustan los calendarios y se apresuran los procesos. El resultado es un proyecto que supera el plazo o el presupuesto, o que fracasa por completo. Una gestión de proyectos específica garantiza que se disponga del tiempo y los recursos necesarios para obtener los resultados deseados, y que el resultado se someta a pruebas de calidad en cada fase.

  1. Gestión de riesgos

La gestión del riesgo no es sólo reactiva, sino que debe formar parte del proceso de planificación del proyecto. Las buenas prácticas de gestión de proyectos exigen que los gestores analicen detenidamente todos los riesgos potenciales para el proyecto y desarrollen un plan para asegurarse de que el proyecto no descarrilará por ellos. Los gestores de proyectos aplican un proceso de gestión de riesgos sencillo y ágil para predecir las incertidumbres y minimizar su aparición. Esto ayuda a que el proyecto se mantenga en la senda de la finalización y reduce las consecuencias de esos riesgos.

  1. Informes del proyecto

La supervisión continua del proyecto es importante para garantizar que este se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Cuando se dispone de los informes adecuados, es fácil ver cuándo un proyecto empieza a desviarse de su curso previsto. Cuanto antes se detecte una desviación en el plan, más fácil será corregir el rumbo. Los buenos gestores de proyectos generarán regularmente informes de situación que proporcionen información sobre el progreso del mismo, así como sobre la evolución del mismo en relación con los hitos, los riesgos, las hipótesis y el alcance.

  1. Presupuesto

Son muchos los problemas a los que puede enfrentarse un proyecto, como costes desorbitados, resultados de baja calidad y equipos poco motivados, que pueden atribuirse directamente a una mala planificación y gestión. Un buen plan de gestión identifica los costes previstos desde el principio para desarrollar un presupuesto realista, y luego el equipo de gestión trabaja para mantener los proyectos dentro del presupuesto. La coordinación de las tareas y la identificación clara de los objetivos o los resultados dentro de las fases reducen la ineficacia en la gestión del tiempo, lo que puede dar lugar a un exceso de presupuesto.

  1. Cronogramas

Los cronogramas son un aspecto clave de la gestión de proyectos que ayuda a mantener todo centrado y a avanzar según el plan. Un buen calendario implica coordinar las acciones para que entren en conflicto lo menos posible con las actividades empresariales en curso, de modo que la productividad no se vea afectada.

Un gestor de proyectos identificará los pasos necesarios en cada fase del mismo y dirigirá a los equipos para que completen cada paso de forma adecuada. Un cronograma de actividades establece las fechas previstas para la finalización de las tareas dentro de cada fase del plan.

La gestión de proyectos aporta diversos beneficios a una organización, este valor se transmite desde el nivel del equipo hasta las partes interesadas y los ejecutivos.

Al poner en práctica las estrategias fundamentales de la gestión de proyectos, se delimitará el enfoque, se alcanzarán los objetivos deseados y se lograrán esos objetivos dentro de unos perímetros de tiempo y coste específicos. El resultado final es que todos salen ganando, lo que puede ser el mejor beneficio de la gestión de proyectos.

 

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